01 / ORGANISATION
Dokumente liegen in unterschiedlichen Bereichen
Eine zentrale Mitarbeiterakte sorgt dafür, dass relevante Unterlagen nicht über Fakultäten, Institute und lokale Ablagen verstreut bleiben.
flow321 für Universitäten
Mitarbeiterdokumente über Fakultäten und Standorte. Zentral, strukturiert, aktuell.
Arbeitsverträge, Qualifikationen, Schulungen, Unterweisungen, Bescheinigungen und weitere Mitarbeiterdokumente für wissenschaftliches Personal, Verwaltung und technische Teams an einem Ort verwalten. flow321 macht Fristen sichtbar, fordert fehlende Unterlagen digital an und bringt Unterschriften in denselben Prozess.
✓ Fakultäten zentral verwalten
✓ Fristen im Blick
✓ Digital unterschreiben
University Workforce
● aktuell
JS
Dr. Julia SchneiderForschung · Qualifikation · Vertrag
vollständig
MK
Michael KleinLabor · Unterweisung läuft bald ab
prüfen
AN
Anna NeumannVerwaltung · Bescheinigung
Dokument offen
682Mitarbeiter
11Fakultäten
21Fristen demnächst
Typische Mitarbeiterdokumente
Einheitliche Dokumentenstruktur für unterschiedliche Hochschulbereiche.
Universitäten beschäftigen viele Berufsgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen. flow321 ordnet Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zu und macht sichtbar, was vollständig ist und wo Handlungsbedarf besteht.
ArbeitsverträgeMit FlowSign digital unterschreiben und zentral ablegen.
QualifikationsnachweiseFachliche Nachweise und Bescheinigungen strukturiert verwalten.
UnterweisungenSicherheits-, Labor- und Pflichtunterweisungen dokumentieren.
SchulungsnachweiseFortbildungen und relevante Termine zentral verwalten.
Führerscheine & BescheinigungenWeitere mitarbeiterbezogene Dokumente zentral ablegen.
Warum speziell für Universitäten?
Viele Fakultäten und Organisationseinheiten machen Dokumentenpflege komplex.
Wissenschaftliches Personal, Verwaltung, Labore und technische Bereiche haben unterschiedliche Dokumentanforderungen. flow321 schafft eine zentrale Struktur und reduziert Suchaufwand, Rückfragen und manuelle Kontrollen.
02 / FRISTEN
Schulungen und Nachweise laufen ab
Unterschiedliche Qualifikationen und Unterweisungen haben unterschiedliche Fristen. Eine zentrale Übersicht macht Handlungsbedarf frühzeitig sichtbar.
03 / ONBOARDING
Verträge und Nachweise verzögern den Start
Neue Mitarbeiter können Dokumente digital einreichen und Verträge mit FlowSign unterschreiben, ohne unnötige Papierwege.
Zwei typische Abläufe
So arbeitet flow321 im Hochschul-Alltag.
FlowDocs organisiert Nachweise und Fristen. FlowSign übernimmt digitale Unterschriften. Beide Prozesse bleiben zentral beim Mitarbeiter dokumentiert.
FlowDocs · Unterweisung läuft ab
Aktuellen Nachweis rechtzeitig anfordern.
Wenn eine Schulung, Laborunterweisung oder Qualifikation erneuert werden muss, kann der Mitarbeiter gezielt zur Aktualisierung aufgefordert werden.
01
Frist erkanntAblaufdatum wird zentral verwaltet.
02
Mitarbeiter erinnertGezielte Anfrage vor Ablauf.
03
Neuer Nachweis eingereichtDokument digital übermitteln.
04
Profil aktualisiertNachweis wird dem Mitarbeiter zugeordnet.
05
Status wieder vollständigGültigkeit bleibt nachvollziehbar.
FlowSign · Neuer Mitarbeiter
Arbeitsvertrag digital unterschreiben lassen.
Ein neuer Mitarbeiter erhält den Vertrag direkt zur Unterschrift. Danach liegt das signierte Dokument zentral beim Mitarbeiter.
01
Vertrag auswählenVorlage und Empfänger festlegen.
02
FlowSign sendenDokument digital versenden.
03
Digital unterschreibenOhne Papierausdruck.
04
Dokument zuordnenSigniertes PDF beim Mitarbeiter ablegen.
05
Onboarding dokumentiertStatus bleibt zentral gespeichert.
f.
flow321online
Hallo Michael! Deine Laborunterweisung muss aktualisiert werden. Bitte sende uns den neuen Nachweis einfach hier.
UNTERWEISUNGSNACHWEIS
Hier ist der aktuelle Nachweis ✓
✓ Dokument erhalten
MitarbeiterMichael Klein
BereichLabor
Statusaktualisiert
Für wissenschaftliche, technische und administrative Teams
Dokumente einfach einholen, Verwaltung zentral halten.
Mitarbeiter arbeiten über Institute, Labore, Verwaltung und technische Bereiche verteilt. flow321 reduziert die Hürde für die Einreichung und hält die Verwaltung trotzdem strukturiert.
Gezielte AnfrageFehlende oder ablaufende Dokumente direkt beim Mitarbeiter anfordern.
Richtige ZuordnungNachweise bleiben dem richtigen Mitarbeiter und Dokumenttyp zugeordnet.
Fakultätsübergreifende ÜbersichtFristen und Mitarbeiterdokumente bleiben zentral sichtbar.
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Lösung
Digitale Führerscheinkontrolle
Führerscheine von technischen oder mobilen Mitarbeitern zentral verwalten.
Mehr erfahren → LösungFristenmanagement
Ablaufende Unterweisungen, Schulungen und Nachweise frühzeitig erkennen.
Mehr erfahren → LösungDigitale Unterschrift
Arbeitsverträge und weitere Dokumente digital versenden und unterschreiben lassen.
Mehr erfahren →FAQ · Universitäten
Häufige Fragen.
Die wichtigsten Punkte rund um Mitarbeiterdokumente, Fakultäten, Fristen und digitale Unterschriften an Universitäten.
Welche Mitarbeiterdokumente können Universitäten mit flow321 verwalten?
Zum Beispiel Arbeitsverträge, Qualifikations- und Schulungsnachweise, Unterweisungen, Führerscheine, Bescheinigungen und weitere Mitarbeiterdokumente.
Eignet sich flow321 für mehrere Fakultäten und Standorte?
Ja. Gerade bei verteilten Organisationseinheiten hilft eine zentrale Mitarbeiterakte dabei, Dokumente strukturiert und standortübergreifend zu verwalten.
Kann flow321 Fristen und Ablaufdaten verwalten?
Ja. Relevante Gültigkeiten und Fristen können zentral verwaltet werden, sodass bevorstehender Handlungsbedarf sichtbar wird.
Kann ich Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen?
Ja. Mit FlowSign können Verträge und andere Dokumente digital zur Unterschrift versendet und anschließend zentral abgelegt werden.
Ist flow321 auch für technische und wissenschaftliche Bereiche geeignet?
Ja. Unterschiedliche Dokumenttypen und Anforderungen können zentral strukturiert werden, unabhängig davon, ob Mitarbeiter in Forschung, Labor, Technik oder Verwaltung tätig sind.
Bereit für weniger Dokumentenchaos?
Mitarbeiterdokumente über Ihre Universität hinweg zentral verwalten.
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