01 / SUCHEN
Dokumente liegen an verschiedenen Orten
E-Mail, Netzlaufwerk, Papierordner und Messenger sorgen dafür, dass niemand auf Anhieb weiß, wo der aktuelle Nachweis liegt.
flow321 · Mitarbeiterdokumente
Dokumentenmanagement für Mitarbeiter. Zentral statt verteilt.
Führerscheine, Zertifikate, Unterweisungen, Qualifikationen und Verträge an einem Ort verwalten. flow321 fordert fehlende Nachweise per WhatsApp an, strukturiert eingehende Dokumente und macht Fristen sichtbar.
✓ Keine zusätzliche Mitarbeiter-App✓ Fristen im Blick✓ Zentrale Mitarbeiterakte
Mitarbeiterdokumente
● liveMB
Max BergerFührerschein · Unterweisung
vollständigLH
Lea HoffmannSCC-Zertifikat
läuft bald abDK
David KleinSchulungsnachweis
fehlt32Mitarbeiter
6Fristen demnächst
2Nachweise offen
Mitarbeiterakte
Alle relevanten Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort.
Statt Nachweise in E-Mail-Postfächern, Dateiordnern, Excel-Listen und WhatsApp-Chats zu suchen, führt flow321 sie strukturiert beim jeweiligen Mitarbeiter zusammen.
FührerscheineFührerscheindaten und relevante Prüf- oder Gültigkeitsinformationen zentral verwalten.
ZertifikateSCC, ADR, Fachkundenachweise und andere Zertifikate strukturiert ablegen.
UnterweisungenPflicht- und Sicherheitsunterweisungen beim richtigen Mitarbeiter dokumentieren.
QualifikationenGültige, fehlende und bald ablaufende Qualifikationen übersichtlich erkennen.
VerträgeArbeitsverträge und weitere Dokumente mit FlowSign digital unterschreiben lassen.
Warum digitales Dokumentenmanagement?
Manuelle Mitarbeiterakten werden mit jedem Dokument aufwendiger.
Je mehr Mitarbeiter, Standorte und Dokumenttypen hinzukommen, desto schwieriger wird es, Vollständigkeit und Fristen mit Ordnern und Tabellen zuverlässig zu kontrollieren.
02 / FRISTEN
Ablaufdaten werden manuell geprüft
Excel-Listen helfen nur, wenn sie konsequent gepflegt werden. flow321 macht relevante Gültigkeiten direkt in der Dokumentenverwaltung sichtbar.
03 / NACHFASSEN
Fehlende Nachweise kosten Zeit
Statt mehrfach anzurufen oder E-Mails nachzuverfolgen, können fehlende oder zu erneuernde Dokumente gezielt beim Mitarbeiter angefordert werden.
Typische Abläufe
Von der Dokumentenanfrage bis zur digitalen Mitarbeiterakte.
FlowDocs organisiert Nachweise und Fristen. FlowSign ergänzt den Prozess um digitale Unterschriften. Beides bleibt zentral beim Mitarbeiter dokumentiert.
FlowDocs · Fehlender Nachweis
Dokument direkt beim Mitarbeiter anfordern.
Ein fehlender oder zu erneuernder Nachweis wird nicht mehr über mehrere Kanäle gesucht, sondern gezielt im bestehenden Prozess eingeholt.
01
Fehlendes Dokument sichtbarDer Status in der Mitarbeiterakte zeigt Handlungsbedarf.
02
Anfrage versendenMitarbeiter erhält eine klare Dokumentenanfrage.
03
Foto per WhatsAppKeine zusätzliche App und kein separates Mitarbeiterkonto.
04
Dokument zuordnenDer Nachweis landet beim passenden Mitarbeiter und Dokumenttyp.
05
Status aktualisiertVollständigkeit und Frist bleiben nachvollziehbar.
FlowSign · Vertrag
Dokument digital unterschreiben und direkt ablegen.
Verträge und andere unterschriftspflichtige Dokumente lassen sich digital versenden und anschließend zentral beim Mitarbeiter dokumentieren.
01
Dokument auswählenVertrag oder PDF für den Mitarbeiter vorbereiten.
02
Zur Unterschrift sendenDigitaler Signaturprozess ohne Papierumlauf.
03
Digital unterschreibenDer Mitarbeiter schließt die Unterschrift online ab.
04
Signiertes PDF zurückAbgeschlossenes Dokument steht digital bereit.
05
Zentral dokumentiertDas Dokument bleibt der Mitarbeiterakte zugeordnet.
f.
flow321online
Hallo David! Uns fehlt noch dein aktueller Schulungsnachweis. Bitte sende uns einfach ein Foto des Dokuments hier im Chat.
SCHULUNGSNACHWEIS
Hier ist der aktuelle Nachweis.✓ Dokument erhalten
MitarbeiterDavid Klein
DokumentSchulung
Statusvollständig
Einfach für Mitarbeiter
Dokumente per WhatsApp einreichen. Verwaltung bleibt strukturiert.
Der einfachste Prozess ist der, den Mitarbeiter tatsächlich nutzen. flow321 verbindet einen vertrauten Kommunikationsweg mit einer zentralen Dokumentenverwaltung im Hintergrund.
Keine zusätzliche AppMitarbeiter müssen keine neue Anwendung installieren oder ein neues Passwort verwalten.
Saubere ZuordnungEingehende Nachweise bleiben dem richtigen Mitarbeiter und Dokumenttyp zugeordnet.
Fristen bleiben sichtbarRelevante Ablaufdaten und Gültigkeiten bleiben Teil der zentralen Mitarbeiterakte.
Passende Lösungen
Dokumentenmanagement verbindet mehrere Prozesse.
Vertiefen Sie die wichtigsten Aufgaben rund um Mitarbeiterdokumente, Fristen und digitale Unterschriften auf den passenden flow321-Seiten.
Lösung
Fristenmanagement
Ablaufende Nachweise früh erkennen und notwendige Aktualisierungen organisieren.
Mehr erfahren → LösungDigitale Führerscheinkontrolle
Führerscheine von Mitarbeitern zentral verwalten und relevante Prüfungen im Blick behalten.
Mehr erfahren → LösungDigitale Unterschrift
Verträge und weitere Dokumente digital versenden, unterschreiben und zentral ablegen.
Mehr erfahren →FAQ · Mitarbeiterdokumente
Häufige Fragen.
Die wichtigsten Punkte rund um digitales Dokumentenmanagement für Mitarbeiter mit flow321.
Welche Mitarbeiterdokumente kann ich mit flow321 verwalten?
Zum Beispiel Führerscheine, Zertifikate, Qualifikations- und Schulungsnachweise, Unterweisungen, Bescheinigungen, Arbeitsverträge und weitere Mitarbeiterdokumente.
Können Mitarbeiter Dokumente per WhatsApp einreichen?
Ja. Dokumente können direkt per WhatsApp eingereicht werden. Mitarbeiter benötigen dafür keine zusätzliche App und kein separates Mitarbeiterportal.
Kann flow321 Ablaufdaten und Fristen überwachen?
Ja. Relevante Gültigkeiten und Fristen werden zentral verwaltet, sodass bevorstehender Handlungsbedarf frühzeitig sichtbar wird.
Werden Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet?
flow321 unterstützt die strukturierte Zuordnung eingehender Dokumente zum passenden Mitarbeiter und Dokumenttyp, damit Nachweise zentral statt in verschiedenen Kanälen verwaltet werden.
Kann ich Verträge digital unterschreiben lassen?
Ja. Mit FlowSign können Verträge und andere Dokumente digital zur Unterschrift versendet und anschließend zentral abgelegt werden.
Weniger Suchen. Weniger Nachfassen.
Mitarbeiterdokumente endlich zentral verwalten.
Testen Sie flow321 30 Tage kostenlos oder sehen Sie sich in einer Demo an, wie Dokumentenanfragen, Fristen und digitale Unterschriften zusammenarbeiten.