flow321 fordert Dokumente automatisch per WhatsApp an, erkennt und prüft Führerscheine sowie Ausweise und sendet Verträge oder andere Dokumente direkt zur digitalen Unterschrift mit FlowSign.
Die letzten Funktionen und Prozesse werden aktuell für den offiziellen Start vorbereitet. Sie möchten Flow321 schon vorher kennenlernen oder prüfen, ob die Lösung zu Ihrem Unternehmen passt?
Buchen Sie jetzt ein persönliches Demo-Gespräch. Wir zeigen Ihnen Flow321, besprechen Ihren konkreten Anwendungsfall und klären gemeinsam, wie Sie Mitarbeiterdokumente, Nachweise, Fristen und Signaturprozesse künftig mit weniger manuellem Aufwand verwalten können.
Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie direkt, wie FlowDocs Dokumente und Fristen verwaltet und wie FlowSign Unterschriften digital abwickelt.
Flow321 fordert Nachweise automatisch an, überwacht Fristen und legt unterschriebene Dokumente zentral ab.
Wählen Sie Ihre Branche und sehen Sie, wie FlowDocs Dokumente verwaltet und FlowSign Unterschriften digitalisiert.
Flow321 fordert den neuen Nachweis automatisch beim Fahrer an.
Ein neuer Fahrer erhält den Vertrag direkt per WhatsApp zur Unterschrift.
Verträge, Prüfungen und Versicherungen werden dem richtigen Objekt oder Dienstleister zugeordnet und rechtzeitig erneuert.
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Der aktuelle Prüfbericht wird angefordert und direkt dem Objekt zugeordnet.
Der Mietvertrag wird an die Parteien versendet und nach der Signatur im Objekt gespeichert.
Nachweise von Mitarbeitern und Nachunternehmern bleiben aktuell. Verträge und Bestätigungen werden digital unterschrieben.
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Mitarbeiter und Nachunternehmer reichen aktuelle Qualifikationsnachweise ein.
Verträge und Baustellenvereinbarungen werden digital versendet und archiviert.
Flow321 bündelt Pflichtunterweisungen, Berechtigungen und arbeitsmedizinische Nachweise für Produktion und Instandhaltung.
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Qualifikationen, Unterweisungen und Prüfprotokolle bleiben aktuell.
Mitarbeiter bestätigen neue Vorgaben oder Prozessänderungen digital.
Bewachungsnachweise, Ausweise und Einsatzvereinbarungen werden zentral geprüft, überwacht und unterschrieben.
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Ausweise, Schulungen und behördliche Nachweise werden rechtzeitig angefordert.
Einsatzkräfte unterschreiben Dienstanweisungen und Verpflichtungen digital.
Flow321 hält Unterweisungen, Ausweise und Kundenvereinbarungen auch bei vielen mobilen Mitarbeitern aktuell.
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Schulungsnachweise und Objektberechtigungen werden automatisch nachgefordert.
Mitarbeiter bestätigen Objektregeln und Sicherheitsvorgaben digital.
Berufsurkunden, Fortbildungen und arbeitsmedizinische Nachweise werden sicher verwaltet und rechtzeitig erneuert.
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Fortbildungen, Führungszeugnisse und Gesundheitsnachweise bleiben aktuell.
Einwilligungen und interne Vereinbarungen werden einfach digital abgeschlossen.
Qualifikationen, Hygieneunterweisungen und Einwilligungen werden nachvollziehbar verwaltet und unterschrieben.
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Berufs- und Qualifikationsnachweise werden zentral überwacht.
Einwilligungen, Datenschutz- und Behandlungsdokumente werden digital unterschrieben.
Zertifikate, Betreiberverträge und Pflichtnachweise lassen sich über viele Filialen hinweg zentral steuern.
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Lizenzen, Versicherungen und Schulungsnachweise aller Standorte werden zentral gesammelt.
Verträge, Standards und Änderungen werden digital an Partner versendet.
Flow321 verbindet Mitarbeiterdokumente mit Prüf- und Wartungsnachweisen des Hotelbetriebs.
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Pflichtprüfungen und Schulungen werden fristgerecht eingeholt.
Neue Mitarbeiter unterschreiben Verträge und Vereinbarungen direkt auf dem Smartphone.
Ausweise, Sicherheitsfreigaben und Schulungen werden für Mitarbeiter und Partnerunternehmen lückenlos überwacht.
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Ausweise, Sicherheitsunterweisungen und Berechtigungen bleiben aktuell.
Mitarbeiter und Dienstleister bestätigen Vorgaben digital.
Technische Qualifikationen, Sicherheitsnachweise und Partnerverträge bleiben zentral nachvollziehbar.
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Qualifikationen, Prüfungen und Genehmigungen werden automatisch überwacht.
Arbeitsfreigaben und Sicherheitsvereinbarungen werden digital signiert.
Verträge, Genehmigungen und Pflichtnachweise werden strukturiert angefordert, unterschrieben und archiviert.
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Zertifikate, Forschungs- und Lehrnachweise werden zentral verwaltet.
Verträge, Einwilligungen und Projektvereinbarungen werden digital abgeschlossen.
Qualifikationen, Unterweisungen, Führerscheine und weitere Nachweise bleiben auch bei vielen Neueinstellungen und wechselnden Einsätzen zentral aktuell.
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Pflichtdokumente und Qualifikationen werden vor dem nächsten Einsatz zentral überwacht.
Verträge und Einsatzvereinbarungen werden schnell digital abgeschlossen.
Qualifikationen, Unterweisungen, Prüf- und Mitarbeitendokumente für Hausmeister, Techniker und externe Teams bleiben zentral nachvollziehbar.
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Qualifikationen und Unterweisungen für Objekt- und Serviceteams werden zentral überwacht.
Freigaben, Protokolle und Vereinbarungen werden digital signiert.
Führerscheine, Fachkundenachweise, Unterweisungen und Zertifikate für Monteure und Servicetechniker bleiben vor jedem Einsatz aktuell.
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Qualifikationen, Führerscheine und Unterweisungen werden vor dem nächsten Auftrag überwacht.
Auftrags-, Sicherheits- und Servicevereinbarungen werden digital signiert.
flow321 nutzt etwas, das jeder schon installiert hat: WhatsApp. Keine neue App, kein Passwort, kein Schulungsaufwand.
Der Mitarbeiter fotografiert sein Dokument und schickt es per WhatsApp an die Firmennummer. Fertig — kein Hochladen, kein Login.
flow321 erkennt Name, Dokumenttyp und Ablaufdatum, ordnet das Foto der richtigen Person zu und prüft, ob alles plausibel aussieht.
Läuft ein Dokument bald ab, schickt flow321 automatisch eine Erinnerung an den Mitarbeiter — lange bevor es ein Problem wird.
Sobald ein Foto ankommt, aktualisiert sich die Übersicht Ihres Teams automatisch — wer vollständig ist, wem etwas fehlt, wo es knapp wird.
Mitarbeiter senden Fotos direkt aus dem Chat, den sie ohnehin täglich nutzen — kein zusätzliches Tool.
Name, Dokumenttyp, Gültigkeitsdatum und weitere Felder werden direkt aus dem Foto ausgelesen.
Jedes Dokument wird beobachtet. Läuft etwas bald ab, weiß Ihr Team es vor dem Mitarbeiter.
Definiert frei, welche Dokumente welcher Job braucht — ein Fahrer, ein Vorarbeiter, eine Pflegekraft.
Ist sich die Erkennung sicher, wird das Dokument direkt freigegeben — sonst landet es kurz zur Kontrolle im Posteingang.
Auf einen Blick: wer ist vollständig, wem fehlt etwas, wo wird es knapp.
Mit FlowDocs senden Mitarbeiter Nachweise einfach per WhatsApp. flow321 liest die wichtigsten Angaben aus, ordnet das Dokument der richtigen Person zu und erinnert rechtzeitig, bevor etwas abläuft.
Mit FlowSign versenden, unterschreiben und verfolgen Sie Dokumente vollständig digital. Der Empfänger bekommt den Signatur-Link direkt per WhatsApp, unterschreibt online und das fertige Dokument wird sauber in flow321 abgelegt.
„Früher haben wir Ausweise in einem Ordner gesammelt und gehofft, dass uns niemand fragt. Jetzt sehen wir auf einen Blick, wer was braucht und unsere Fahrer schicken einfach ein Foto."
Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt.
Starten Sie klein und wachsen Sie mit Ihrem Team. Der Business-Tarif startet mit einem transparenten Einführungspreis im ersten Jahr.
Basis-Setup, Mandant, erste Dokumenttypen und kurze Einführung.
Import bestehender Mitarbeiter- und Dokumentdaten aus Excel oder CSV.
Team-Schulung für Administratoren und individuelle Prozesse.
FlowSign ist in allen Paketen enthalten: 10 Signaturen/Monat inklusive, jede weitere Signatur 1,79 € netto.
Alle Services sind optional. flow321 kann jederzeit selbst eingerichtet und genutzt werden.
Nein. Sie schicken das Foto an eine ganz normale WhatsApp-Nummer — genau wie eine Nachricht an einen Kollegen.
Das Dokument landet in einem kurzen Prüfschritt für Ihr Team, statt automatisch übernommen zu werden. Lieber einmal kurz draufschauen als eine falsche Zuordnung riskieren.
Ja. Sie legen Jobs und die dazugehörigen Pflichtdokumente selbst an — ein Fahrer braucht andere Nachweise als eine Pflegekraft.
Ihre Dokumente sind nur für Ihr Unternehmen sichtbar. Jede WhatsApp-Nummer wird genau einem Mitarbeiter und einer Firma zugeordnet — ohne Zuordnung wird kein Foto übernommen.
Ihre Dokumente und Mitarbeiterdaten werden auf Servern in der EU gehostet. Für einzelne Funktionen wie WhatsApp-Zustellung arbeiten wir mit sorgfältig geprüften Auftragsverarbeitern. Details dazu finden Sie in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
Wir nutzen die offizielle WhatsApp Business API über einen zertifizierten Anbieter — nicht die private WhatsApp-App. Nachrichten und Dokumente werden ausschließlich innerhalb von flow321 verarbeitet und gespeichert, nicht in einer privaten Chatliste.
Ja. Wir stellen jedem Kunden eine AVV nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung, die alle eingesetzten Auftragsverarbeiter auflistet. Sie erhalten sie beim Onboarding oder auf Anfrage unter contact@flow321.com.
Der Grundaufbau — Firma anlegen, erste Dokumenttypen definieren, erste Mitarbeiter einladen — dauert wenige Minuten. Je nach Teamgröße und Anzahl der Jobs/Dokumenttypen kann die vollständige Einrichtung aller Mitarbeiter etwas länger dauern.
FlowDocs ist das Dokumentenmodul von flow321. Mitarbeiter senden Nachweise direkt per WhatsApp. Das System erkennt Dokumenttyp, Person und Ablaufdatum, ordnet die Datei automatisch zu und erinnert rechtzeitig vor dem Ablauf.
FlowSign ist das Signaturmodul von flow321. Sie können Dokumente digital zur Unterschrift senden, den Status verfolgen und unterschriebene Dokumente sauber im System ablegen. In jedem Paket sind 10 Signaturen pro Monat inklusive, jede weitere Signatur kostet 1,79 €.
Ja. Sie können flow321 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Alternativ zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo flow321 mit Ihren eigenen Dokumenttypen.
Ich entwickle Flow321, um die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, Fristen und digitalen Unterschriften für Unternehmen einfacher und automatisierter zu machen.
Vertrieb durch Köln-Bonner Akademie GmbH & Co. KG.
Kurze, unverbindliche Demo mit Ihren eigenen Dokumenttypen — 15 Minuten, die Ihnen jeden Monat Suchen ersparen.
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