Mitarbeiter fotografieren Führerschein, Ausweis oder Zertifikat und schicken es per WhatsApp. flow321 liest die Daten aus, ordnet sie der richtigen Person zu und meldet sich rechtzeitig, bevor etwas abläuft — ganz ohne Excel-Tabelle.
flow321 nutzt etwas, das jeder schon installiert hat: WhatsApp. Keine neue App, kein Passwort, kein Schulungsaufwand.
Der Mitarbeiter fotografiert sein Dokument und schickt es per WhatsApp an die Firmennummer. Fertig — kein Hochladen, kein Login.
flow321 erkennt Name, Dokumenttyp und Ablaufdatum, ordnet das Foto der richtigen Person zu und prüft, ob alles plausibel aussieht.
Läuft ein Dokument bald ab, schickt flow321 automatisch eine Erinnerung an den Mitarbeiter — lange bevor es ein Problem wird.
Sobald ein Foto ankommt, aktualisiert sich die Übersicht eures Teams automatisch — wer vollständig ist, wem etwas fehlt, wo es knapp wird.
Mitarbeiter senden Fotos direkt aus dem Chat, den sie ohnehin täglich nutzen — kein zusätzliches Tool.
Name, Dokumenttyp, Gültigkeitsdatum und weitere Felder werden direkt aus dem Foto ausgelesen.
Jedes Dokument wird beobachtet. Läuft etwas bald ab, weiß euer Team es vor dem Mitarbeiter.
Definiert frei, welche Dokumente welcher Job braucht — ein Fahrer, ein Vorarbeiter, eine Pflegekraft.
Ist sich die Erkennung sicher, wird das Dokument direkt freigegeben — sonst landet es kurz zur Kontrolle im Posteingang.
Auf einen Blick: wer ist vollständig, wem fehlt etwas, wo wird es knapp.
Welche Dokumente wichtig sind, legt ihr selbst fest — flow321 schreibt euch keine Branche vor.
Führerschein, Fahrerkarte, ADR-Schein, Gesundheitszeugnis.
Arbeitsschutz-Nachweise, Kranschein, Gerüstbau-Zertifikat.
Fachausweise, Erste-Hilfe-Nachweise, Führungszeugnisse.
Sachkundeprüfung, Waffenschein, Bewacherausweis.
„Früher haben wir Ausweise in einem Ordner gesammelt und gehofft, dass uns niemand fragt. Jetzt sehen wir auf einen Blick, wer was braucht — und unsere Fahrer schicken einfach ein Foto."
Startet klein und wächst mit eurem Team. Der Business-Tarif startet mit einem transparenten Einführungspreis im ersten Jahr.
Basis-Setup, Mandant, erste Dokumenttypen und kurze Einführung.
Import bestehender Mitarbeiter- und Dokumentdaten aus Excel oder CSV.
Team-Schulung für Administratoren und individuelle Prozesse.
Alle Services sind optional. Flow321 kann jederzeit selbst eingerichtet und genutzt werden.
Nein. Sie schicken das Foto an eine ganz normale WhatsApp-Nummer — genau wie eine Nachricht an einen Kollegen.
Das Dokument landet in einem kurzen Prüfschritt für euer Team, statt automatisch übernommen zu werden. Lieber einmal kurz draufschauen als eine falsche Zuordnung riskieren.
Ja. Ihr legt Jobs und die dazugehörigen Pflichtdokumente selbst an — ein Fahrer braucht andere Nachweise als eine Pflegekraft.
Eure Dokumente sind nur für euer Unternehmen sichtbar. Jede WhatsApp-Nummer wird genau einem Mitarbeiter und einer Firma zugeordnet — ohne Zuordnung wird kein Foto übernommen.
Ja, in einer kurzen Demo zeigen wir euch flow321 mit euren eigenen Dokumenttypen — ganz ohne Verpflichtung.
Kurze, unverbindliche Demo mit euren eigenen Dokumenttypen — 20 Minuten, die euch jeden Monat Suchen ersparen.
Demo anfragen